#DikkeTip: Aan de slag met Office 365 Planner

22 maart, 2019

Microsoft Planner is een applicatie binnen Office 365. Het is een tool waarmee taakgericht samenwerken nog makkelijker wordt. Lees snel verder dan leg ik het je uit! 

Waar gebruik je planner nou voor? 

Planner gebruik je voor alle werkzaamheden waarbij je taakgericht wil werken. Hoewel Planner eigenlijk gericht is op samenwerken, is het ook een prima tool om binnen je eigen werkzaamheden structuur aan te brengen.  

Planner kun je dus inzetten voor zowel kleine projecten voor jezelf, als grote projecten met 200 anderen personen. Je kan op elk moment mensen toevoegen aan een Plan.   

“Met Planner bepaal je samen (of alleen)  
welke werkzaamheden er worden uitgevoerd.  Je legt vast wie wat gaat doen, en wanneer” 

Beginnen met MS Planner

Benieuwd hoe je kan beginnen? Je kan op meerdere manier aan de slag met Planner: 

• Ga naar tasks.office.com. 

• Binnen teams naar het kanaal van je team gaan en daar het tabblad planner selecteren. (Bij iam365 gebruiken wij deze laatste methode) 

Zo maak je een nieuw plan in Planner 

1. Geef je plan een naam. 
2. Kies een e-mailadres van het plan (dit is niet verplicht). 
3. Beslis nu of je het plan openbaar wil maken of niet. 
4. Voeg (als je dat wil natuurlijk) een korte beschrijving toe. 

Page Break 

Zo voeg je Planner toe aan je Team 

1. Ga naar jouw Team. 
2. Klik op het + teken om een tabblad toe te voegen. 
3. Slecteer Planner 

Een nieuw Plan is zo gemaakt. 

Je kan direct met je nieuwe plan aan de slag! Na een paar minuten ontvang je een e-mail waarin bevestigd wordt dat je nu lid bent van de groep. Via deze mail kun je ook direct doorklikken naar de verschillende onderdelen, zoals OneNote of Agenda. 

Page Break 

Heb je geen toegang tot Planner? Het kan zijn dat Planner nog niet is uitgerold voor de licenties die je bedrijf gebruikt of de functionaliteit is uitgeschakeld. In beide gevallen kun je bij je IT-afdeling informeren naar de mogelijkheden. 

Aan de knoppen van Microsoft Planner 

Eigenlijk is planner niet zo heel moeilijk en werkt het eigenlijk heel simpel 

Voor dat je aan de slag gaat met Planner is het belangrijk dat je weet wat de volgende begrippen inhouden. 

Een TAAK: Item dat je toevoegt aan een Plan. Inclusief taakomschrijving, bijzonderheden, start- en einddatum. Je kan een Taak toe wijzen aan een collega, koppel simpel bestanden of voeg de taak toe aan een controlelijst.  

Wanneer een taak voltooid is krijgen de groepsleden hier een melding van. Om taken beter te kunnen sorteren, kun je ze een kleur geven. Deze labels kun je namen geven om in één oogopslag belangrijke informatie te kunnen zien. 
Een BUCKET: Een ‘container’ waar je de taken in plaatst/sleept om ze te sorteren.  

Zie je geen knop voor het creëren van een nieuwe bucket? Kies dan rechts bovenin bij Groeperen op voor buckets. Via Groeperen op kun je ook ordenen op Toegewezen aan of Voortgang. 

BORD / GRAFIEK: Zijn twee weergaves in Planner voor creëren van inzicht en overzicht. In beide overzichten kun je rechts bovenin kiezen voor ‘Groeperen op‘. 

Sorteren in Planner 

De kracht van Planner zit in het creëren van overzicht. 
Dit overzicht begint al op het moment dat je taken gaat plaatsen in buckets. De buckets zijn de hoofdonderwerpen waarop je de taken verder sorteert.  
Maar hoe zit het dan als je snel wil zien hoeveel taken er in totaal nog open staan? Of hoeveel taken een ander lid van de groep heeft? 

Page Break 

Grafieken 

Gebruik dan de Grafiek knop. Hiermee haal je twee grafieken op: Status en Leden. Een klik op een specifiek onderdeel van de grafiek zorgt ervoor dat de bijbehorende informatie aan de rechterkant wordt getoond.  

Maak de takenlijst meer visueel inzichtelijk met de Grafiek weergave. 

Ga vooral aan de slag met Planner. Probeer dingen uit en klik er op.  

Vind jij tools als Planner een mooie toevoeging voor jouw werkzaamheden? En wil je op de hoogte zijn van wat je met Office 365 allemaal kan? Blijf ons dan vooral volgen of plan een gesprek in met één van onze adviseurs. 

Ga terug